Decreto Trasparenza – I nuovi obblighi informativi per i datori di lavoro e prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro
Con il d.lgs. 104 del 2022 (che modifica in parte gli obblighi informativi già vigenti dal 1997) sono entrati in vigore per i datori di lavoro nuovi obblighi informativi e prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro che devono essere rispettati, pena l’applicazione di sanzioni amministrative.
La complessa articolazione delle nuove norme impone una schematizzazione sintetica, necessariamente parziale e senza pretesa di esaustività, per una prima valutazione degli obblighi da parte delle aziende, fermo restando che lo Studio è a disposizione di chi lo desidera per esaminare nel dettaglio le specifiche situazioni di ogni azienda.
Si precisa che verranno trattati nel prosieguo gli aspetti relativi al rapporto di lavoro privato, con esclusione delle particolarità per il lavoro marittimo e della pesca, e in tale ambito gli aspetti ritenuti maggiormente rilevanti per le aziende destinatarie della presente notizia.
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I - Diritto all’informazione ai lavoratori sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro
1 - CHI ha gli obblighi che derivano dalla nuova normativa?
I datori di lavoro privati inclusi i datori di lavoro di lavoratori domestici (per questi ultimi con esclusione delle norme sulla transizione a forme di lavoro più stabili e sulla formazione).
Il committente per i rapporti di lavoro non subordinati.
2 - A QUALI RAPPORTI di lavoro si applicano i nuovi obblighi?
Ai rapporti di lavoro subordinato, incluso quello agricolo, a tempo indeterminato o determinato, pieno o parziale;
ai contratti di lavoro somministrato;
ai contratti di lavoro intermittente;
ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa;
ai rapporti di collaborazione con prestazione prevalentemente personale e continuativa organizzata dal committente.
3 - A quali rapporti di lavoro NON si applicano i nuovi obblighi?
Ai rapporti di lavoro autonomo che siano genuini e non integrino rapporti di collaborazione coordinata e continuativa;
salvo che per i rapporti di lavoro per i quali non sia stabilita una quantità garantita di lavoro retribuito prima dell’inizio del lavoro (ai quali si applicano, invece, le nuove norme), ai rapporti di lavoro caratterizzati da un tempo di lavoro predeterminato ed effettivo di durata pari o inferiore a una media di tre ore a settimana in un periodo di riferimento di quattro settimane consecutive, incluso in tale media il tempo di lavoro prestato in favore di tutti i datori di lavoro che costituiscono una stessa impresa, uno stesso gruppo di imprese;
ai rapporti agenzia;
ai rapporti di collaborazione prestati nell'impresa del datore di lavoro dal coniuge, dai parenti e dagli affini non oltre il terzo grado, che siano con lui conviventi.
4 - COSA deve essere comunicato?
4.1 - In generale
Deve essere comunicato:
a) l'identità delle parti ivi compresa quella dei co-datori in caso distacco o co-datorialità in reti di imprese o co-datorialità in imprese agricole;
b) il luogo di lavoro; in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro comunica che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro;
c) la sede o il domicilio del datore di lavoro;
d) l'inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro;
e) la data di inizio del rapporto di lavoro;
f) la tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la durata prevista dello stesso;
g) nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro, l'identità delle imprese utilizzatrici, quando e non appena è nota;
h) la durata del periodo di prova, se previsto;
i) il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
l) la durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o, se ciò non può essere indicato all'atto dell'informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
m) la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
n) l'importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l'indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
o) la programmazione dell'orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un'organizzazione dell'orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;
p) se il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili, non prevede un orario normale di lavoro programmato, il datore di lavoro informa il lavoratore circa:
la variabilità della programmazione del lavoro, l'ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite;
le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative;
il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell'inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l'incarico;
q) il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l'indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
r) gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;
Attenzione
Gli obblighi informativi sono più ampi rispetto ai precedenti ed è necessario che ciascuna azienda valuti i singoli aspetti oggetto di comunicazione in relazione sia alla propria organizzazione sia allo specifico rapporto di lavoro;
Invitiamo -visto che le omissioni o le inesatte informazioni sono sanzionate- a prestare particolare attenzione alle comunicazioni in materia di luogo di lavoro, soprattutto se lo stesso non sia fisso; in materia di formazione; in materia di «altri congedi retribuiti» (la formula è “oscura”: sono i congedi contrattuali o tutti i possibili congedi retribuiti previsti dalla normativa?); in materia di programmazione dell’orario di lavoro o in mancanza di un orario normale programmato; in materia di cambiamenti di turno; in materia di applicazione dei contratti collettivi aziendali; in materia di comunicazioni relativi a istituti che ricevono la contribuzione previdenziale e assicurativa.
4.2 - Ulteriori obblighi informativi
La normativa prevede ulteriori obblighi informativi:
A) Nel caso di utilizzo di SISTEMI DECISIONALI O DI MONITORAGGIO AUTOMATIZZATI
La norma -anche a detta dei primi interpreti- non è chiara: essa potrebbe riferirsi solo alle aziende che utilizzano piattaforme informatiche per la gestione dei rapporti di lavoro o anche all’utilizzo parziale di strumenti informatici di gestione, il che amplierebbe maggiormente la platea dei destinatari di detti ulteriori obblighi.
Laddove riteniate di rientrare in tali categorie (anche solo nella seconda suddetta) vi invitiamo a contattare lo studio per gli approfondimenti del caso.
B) Nel caso di prestazioni di LAVORO ALL’ESTERO
B.1) Nel caso di distacco del lavoratore nell’ambito di una prestazione transanzionale di servizi:
Cosa si deve comunicare e in che forma
Il datore di lavoro che distacca un lavoratore all’estero è tenuto a fornire per iscritto informazioni su qualsiasi modifica degli elementi del rapporto di lavoro di cui sopra si è detto in generale e le seguenti ulteriori informazioni:
a) il paese o i paesi in cui deve essere svolto il lavoro all'estero e la durata prevista;
b) la valuta in cui verrà corrisposta la retribuzione;
c) le eventuali prestazioni ulteriori in denaro o in natura inerenti agli incarichi svolti;
d) ove sia previsto il rimpatrio, le condizioni che lo disciplinano;
e) la retribuzione cui ha diritto il lavoratore conformemente al diritto applicabile dello Stato membro ospitante;
f) le eventuali indennità specifiche per il distacco e le modalità di rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio;
g) l'indirizzo del sito internet istituzionale dello Stato membro ospitante in cui sono pubblicate le informazioni sul distacco.
B.2) Nel caso di lavoratore inviato in missione in un altro Stato membro o in un Paese terzo per un periodo superiore a quattro settimane consecutive:
Cosa si deve comunicare e in che forma
Si deve comunicare per iscritto, qualsiasi modifica degli elementi del rapporto di lavoro di cui sopra si è detto in generale nonché le ulteriori informazioni di cui al punto 2.1. a), b), c) e d).
Quando si deve dare la comunicazione?
Prima della partenza.
B.3) Nel caso di MODIFICA DEGLI ELEMENTI del contratto dopo l’assunzione
Cosa si deve comunicare e in che forma
Si deve comunicare per iscritto ogni variazione degli elementi del contratto di cui si è detto sopra, salvo che le variazioni di tali elementi derivino dalla modifica di disposizioni legislative o dalle clausole del contratto collettivo.
5. COME deve essere effettuata la comunicazione delle informazioni?
La comunicazione deve essere chiara e trasparente ed effettuata per iscritto.
Può essere effettuata in formato cartaceo o elettronico.
Il datore di lavoro deve conservare e rendere accessibili al lavoratore le informazioni e deve conservare la prova della loro trasmissione o ricevuta per 5 anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.
L’obbligo di comunicazione è assolto mediante la consegna del contratto di lavoro redatto per iscritto o con la consegna della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro.
Attenzione
È opportuno che ciascuna azienda valuti gli strumenti di comunicazione a disposizione verificando che gli stessi permettano l’accesso alle informazioni, la conservazione e la prova della loro trasmissione o ricevuta per il tempo previsto dalla legge.
Potrebbe essere opportuno valutare se sia possibile una comunicazione standard degli elementi comuni ai diversi rapporti di lavoro, fermo restando che la legge dispone cha la comunicazione sia effettuata attraverso la consegna del contratto di lavoro redatto per iscritto o con la consegna della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro
6. QUANDO deve essere effettuata la comunicazione?
Per i lavoratori assunti dal 1 agosto 2022: all’atto dell’instaurazione del rapporto e prima dell’inizio dell’attività. Se all’atto dell’instaurazione del rapporto le informazioni previste e sopra indicate non fossero complete il datore di lavoro/committente devono integrarle entro per iscritto entro 7 giorni successivi all’inizio della prestazione lavorativa. Le informazioni di cui alle suindicate lettere g), i) l) m) q) e r) possono essere fornite entro un mese dall’inizio del rapporto.
In caso di cessazione del rapporto prima della scadenza del termine di un mese, al lavoratore deve essere consegnata l’informativa al momento della cessazione.
Per i lavoratori già in forza alla data del 1 agosto 2022: se richiesto dal lavoratore, le informazioni devono essere rese (fornite, integrate, ecc.) entro 60 giorni.
7. Se non si effettua la comunicazione o la si effettua in ritardo o in modo incompleto o inesatto cosa accade?
Viene applicata una SANZIONE AMMINISTRATIVA pecuniaria che varia a seconda della violazione, del numero dei dipendenti coinvolti, ecc.
A seconda delle violazioni la sanzione può andare da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato; se la violazione riguarda più di 5 lavoratori la sanzione è da 400 a 1.500 euro; se riguarda più di 10 lavoratori da 1.000 a 5.000 euro.
Le sanzioni sono applicate dall’Ispettorato del lavoro su segnalazione del lavoratore secondo la procedura di cui alla legge 689/1981.
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II - Prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro
Il d.lgs. 104/2022 ha introdotto anche alcune prescrizioni minime relative al rapporto di lavoro.
Di seguito si illustrano quelle ritenute di maggior rilevanza.
PERIODO DI PROVA
Il periodo di prova -ove previsto- non può essere superiore a sei mesi, salva la durata inferiore prevista dalle disposizioni dei contratti collettivi.
Nel rapporto di lavoro a tempo determinato, il periodo di prova è stabilito in misura proporzionale alla durata del contratto e alle mansioni da svolgere in relazione alla natura dell'impiego.
In caso di rinnovo di un contratto di lavoro per lo svolgimento delle stesse mansioni, il rapporto di lavoro non può essere soggetto ad un nuovo periodo di prova.
In caso di sopravvenienza di eventi, quali malattia, infortunio, congedo di maternità o paternità obbligatori, il periodo di prova è prolungato in misura corrispondente alla durata dell'assenza.
Attenzione
Le norme non sono di piana interpretazione e presentano profili problematici. Ad esempio:
Non risulta chiaro come possa essere attuato concretamente un “riproporzionamento” del periodo di prova di un contratto di lavoro a tempo determinato rispetto ad uno a tempo indeterminato.
Se il rinnovo di un contratto per le stesse mansioni avviene a distanza di tempo vige il divieto di inserimento del patto di prova?
ESCLUSIVITÀ - Cumulo di impieghi
Fermo il divieto per il lavoratore di operare in concorrenza in costanza di rapporto di lavoro, il datore di lavoro o il committente non possono vietare al lavoratore/collaboratore lo svolgimento di altra attività lavorativa in orario al di fuori della programmazione dell'attività lavorativa concordata, né per tale motivo riservargli un trattamento meno favorevole.
Una clausola di esclusività può essere inserita nel rapporto di lavoro solo qualora sussista una delle seguenti condizioni:
a) un pregiudizio per la salute e la sicurezza, ivi compreso il rispetto della normativa in materia di durata dei riposi;
b) la necessità di garantire l'integrità del servizio pubblico;
c) il caso in cui la diversa e ulteriore attività lavorativa sia in conflitto d'interessi con la principale, pur non violando il dovere di fedeltà di cui all'articolo 2105 del codice civile.
Attenzione
Le aziende che abbiano una clausola di esclusività nei propri rapporti dovranno valutare la permanenza di dette clausole.
Ai fini dell’applicazione del divieto è rilevante la determinazione da parte del datore della programmazione dell’orario di lavoro (elemento oggetto di comunicazione al lavoratore).
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Per ogni precisazione e approfondimento su quanto sopra e in generale sul contenuto complessivo del d.lgs 194/2022 (anche per gli aspetti che qui non sono stati trattati) lo Studio è a vostra completa disposizione.
Avv. Emanuele Agosti
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